Datenstrategie in kurzer Zeit

Ausgangslage

Für eine Führungsklausur der Hertener Stadtwerke sollte eine Datenstrategie stehen - in kurzer Zeit und mit den Fachbereichen, nicht an ihnen vorbei. Gleichzeitig lief der Wechsel der Kernsysteme, das Messwesen band Kapazität, die Wärmeplanung drängte. Eine Strategie, die ein Jahr braucht, wäre bei der Vorlage schon überholt gewesen.

Was wir gemacht haben

• Wenige Leitlinien statt eines Thesenpapiers. Aus Strategie, Wirtschaftsplan und den Vorhaben der Bereiche verdichten wir die Aussagen, die Daten berühren - auf so wenige, dass die Führung sie in einer Sitzung diskutieren kann. Jede Leitlinie trifft höchstens drei der neun Wirkungsfelder einer Datenstrategie, mit einer Konsequenz je Feld.
• Die Fachbereiche erfassen selbst. Datenbestände und Systeme werden online erhoben, jeder Bereich sieht nur seine eigenen. Keine Sammeltabelle, kein Rückfrage-Pingpong. Die Auswertung bleibt im Haus.
• Ein Bebauungsplan über alles. Welche Systeme es gibt, welche Daten darin liegen, was doppelt geführt wird - und was in keinem System steht, sondern in Tabellen.
• Vorhaben aus den Leitlinien ableiten, nicht aus einer Wunschliste. Jedes Vorhaben benennt die Daten, die es braucht, und die, die dafür noch fehlen.
• Zielbild und One-Pager für die Klausur. Je Wirkungsfeld: wo das Haus steht, wo es hinwill, wie groß die Lücke ist.

Was dabei herauskam

Ein Inventar der Daten und Systeme, fünf Leitlinien, priorisierte Vorhaben und ein One-Pager, mit dem die Führung entscheiden konnte - samt der ehrlichen Liste dessen, was für eine vollständige Datenstrategie noch fehlt. Die Online-Erfassung ist als wiederverwendbare Anwendung gebaut, die Auswertungen entstehen aus einem Datensatz. Beim nächsten Durchlauf ist der Weg deshalb kurz.

Einblicke

Alle Abbildungen zeigen ein frei erfundenes Stadtwerk mit erfundenen Systemen und Zahlen. Der Aufbau entspricht dem, was in einem echten Projekt entsteht.

Der Bebauungsplan. Systeme sind Landmarken, Datenbestände hängen daran. Dieselbe Karte lässt sich nach verschiedenen Fragen einfärben: Wer betreibt was? Welche Systeme werden gerade abgelöst? Wie gut sind die Daten? Wo fehlt etwas? Im Beispiel sieht man beides auf einen Blick - die Abrechnung wird auf eine neue Plattform gehoben und läuft deshalb doppelt, und vier Datenbestände haben überhaupt kein führendes System.

Der Bebauungsplan - dieselbe Karte, fünf Fragen.

Von der Leitlinie zum Vorhaben. Drei Schichten übereinander: oben die Leitlinien, in der Mitte die Datenbestände, unten die Vorhaben. Im Ruhezustand ist keine einzige Linie gezeichnet - erst ein Klick zeigt den Faden eines Elements und blendet alles andere ab. So wird zweierlei sichtbar: dass jedes Vorhaben eine Begründung hat - und welche Daten heute gepflegt, aber nirgends genutzt werden.

Ein Klick auf ein Vorhaben - und nur noch die zugehörige Leitlinie und die gebrauchten Daten bleiben stehen.

Das Zielbild. Neun Wirkungsfelder, je Feld der heutige Stand, das Ziel und die Lücke. Nicht jedes Feld muss auf „hoch” - entscheidend ist, wo die Leitlinien hinzeigen und das Haus noch nicht so weit ist.

Das Zielbild - Handlungsbedarf, nicht Reifegrad-Kosmetik.